Richtlinien für die Durchführung von IDV-Regionaltagungen

Richtlinien für die Durchführung von IDV-Regionaltagungen

* Mit Änderungen – genehmigt auf der VS, 28. Juli 2007, Graz

Präambel

Da die Bedingungen und Bedürfnisse der Deutschunterrichtenden in der Welt sehr unterschiedlich sind, bieten besonders Regionaltagungen eine große Chance, Erfahrungen auszutauschen, gemeinsame Bedürfnisse festzustellen und dafür Lösungen zu erarbeiten, Projekte zu entwickeln und damit schließlich ein Netzwerk zwischen den Verbänden und einzelnen Unterrichtenden zu schaffen.

Gesellschaftliche und kulturelle Konventionen sowie technische und finanzielle Voraussetzungen der einzelnen Länder einer Region spielen bei der Planung einer IDV-Regionaltagung eine wichtige Rolle. Zu überlegen ist zum Beispiel vor der Planung der IDV-Regionaltagung, ob der veranstaltende Landesverband in Zusammenarbeit mit anderen Mitgliedsverbänden in der Region kommunikationstechnisch und finanziell in der Lage ist, eine derartige Veranstaltung effektiv zu planen und durchzuführen.

Ziele einer Regionaltagung:

• verbandspolitische
• sprachpolitische
• fachliche
• friedenspolitische

Bedingungen des IDV für die Unterstützung von Regionaltagungen:

1. Veranstalter ist ein oder sind mehrere Mitgliedsverbände des IDV. Der IDV tritt als Mitveranstalter auf.
2. Die thematische Planung und Vorbereitung der Veranstaltung erfolgt in Abstimmung mit dem ausrichtenden Mitgliedsverband und den Mitgliedsverbänden der betreffenden Region sowie dem IDV. Für die Tagung soll ein für die Region relevantes Thema gewählt werden, das mit dem IDV abgestimmt wird.

Die Eingrenzung der betreffenden Region erfolgt in Zusammenarbeit von IDV und Mitgliedsverbänden.

3. Die Verbände, die nicht Mitglied des IDV sind, sowie Mitgliedsverbände anderer Regionen, werden auf die Veranstaltung aufmerksam gemacht und können an der Tagung teilnehmen.
4. Es wird gesichert, dass Kolleginnen und Kollegen aller Mitgliedsverbände der Region an der Veranstaltung teilnehmen können. Dazu werden – sofern erforderlich – Aufenthaltsstipendien vom Veranstalter zur Verfügung gestellt, sodass wenigstens jeder Verband der Region mit einem Fachkollegen an der Veranstaltung teilnehmen kann. Ein solches Stipendium sollte mit der Auflage verbunden werden, ein Referat zu halten.
5. Der IDV beteiligt sich durch mindestens ein Vorstandsmitglied an der Tagung und gewährt nach Maßgabe der Möglichkeiten und Erfordernisse eine finanzielle Unterstützung, die zweckgebunden vergeben wird und den Betrag von 2000 Euro nicht überschreiten darf. Der Verwendungszweck wird jeweils mit den Veranstaltern vereinbart.

Für die Sicherung der gesamten Finanzen zeichnet der veranstaltende Verband verantwortlich. Vom IDV kann keine Ausfallshaftung für nicht gedeckte Kosten übernommen werden.

Auf Grund der positiven Erfahrungen ist es empfehlenswert, bei Regionaltagungen ein Delegiertenseminar für Verbandsvertreter/innen zur zukünftigen Vernetzung und Zusammenarbeit anzubieten (s. Programmbeispiel weiter hinten). Das Delegiertenseminar findet unmittelbar vor oder nach der regionalen Tagung statt.

Planung:

Mit der Planung einer Regionaltagung muss mindestens 1 Jahr vorher begonnen werden. Im Vorbereitungskomitee sollen 4-7 Personen – Vertreter/innen der Mitgliedsverbände der Region – arbeiten. Die Struktur einer Regionaltagung sollte ganz allgemein ca. anderthalb Jahre vor der geplanten Tagung feststehen und in Sitzungen des Vorbereitungskomitees präzisiert werden.

Antragsunterlagen:

Wenn die Regionaltagung unter dem Dach des IDV stattfinden soll, muss der Organisator dem IDV-Vorstand folgende Unterlagen vorlegen:

• Antrag auf Durchführung der Regionaltagung (mit Thema, Begründung für die Wahl des Themas, einzubeziehende IDV-Mitgliedsverbände der Region; Ort und Zeitpunkt der Regionaltagung)
• Kostenvoranschlag (geplante Ausgaben und Einnahmen, inklusive Mittelbeschaffung, Sponsoren etc.)

Sowie in weiterer Folge:

• Konzept und zeitlicher Durchführungsplan der Regionaltagung
• Programm der Regionaltagung
• Programm des Delegiertenseminars

Nach der Regionaltagung:

• eine Abrechnung sowie einen Bericht für das IDV-Magazin.

Der Vorstand diskutiert den Antrag und im Falle der Bewilligung wird entschieden, dass ein IDV-Vorstandsmitglied den IDV vor Ort vertritt und für die inhaltliche Gestaltung des Delegiertenseminars mitverantwortlich sein wird.
Die finanzielle Unterstützung wird dem veranstaltenden DLV ausbezahlt,

• nur wenn die in diesem Schriftstück allgemein beschriebenen …
• sowie allfällige – im Einzelfall konkret und schriftlich zu vereinbarende – Auflagen erfüllt worden sind,
• aber erst nachdem die Schatzmeisterin eine Endabrechnung erhalten hat.

Innerhalb von einem Jahr nach Durchführung der Veranstaltung muss dem IDV die Abrechnung zugehen.

Finanzielle Sicherung:

• Behörden, Ministerien u. Ä. in den beteiligten Ländern
• kommerzielle Sponsoren
• Mittlerorganisationen (GI, ÖI, ZfA, DAAD, PRS, usw.)
• IDV – max. 2000 Euro (z. B. Stipendien für die Teilnahme von Vertreter/innen der Mitgliedsverbände, o. Ä.)