Schatzmeister/in des IDV

Die IDV-Satzung bestimmt in ihrem Art. 31

“Der Schatzmeister/die Schatzmeisterin ist für eine ordnungsgemäße Haushaltsführung, die Buchführung und die finanziellen Angelegenheiten des Verbandes verantwortlich. Er/ Sie ist bankbevollmächtigt. Er/sie kann den Verband einzeln vertreten.”

Wahl zum Schatzmeister des IDV

Der IDV-Schatzmeister/die IDV-Schatzmeisterin wird von den IDV-Verbandsvertreter/inne/n in der Vertreterinnen- und Vertreterversammlung für die jeweils folgende Funktionsperiode gewählt. Sowohl der Vorstand als auch die Mitgliedsverbände sind vorschlagsberechtigt. Es entscheidet die Mehrheit der anwesenden Stimmen. Eine Person darf dem Vorstand maximal 12 Jahre angehören.

Stimmberechtigung

Der IDV-Schatzmeister/die IDV-Schatzmeisterin ist im IDV-Vorstand und in der Vertreterinnen- und Vertreterversammlung stimmberechtigt.

Aufgaben

Er/sie

• trägt die Gesamtverantwortung für die ordnungsgemäße Haushaltsführung und die Verwaltung der IDV-Gelder

• ist verantwortlich für die konservative, risikoarme Veranlagung der IDV-Gelder zur Erwirtschaftung von Zinsen

• hat die Bankvollmacht und ist – ebenso wie die Präsidentin/der Präsident – selbständig zeichnungsberechtigt

• erstellt und versendet Rechnungen für IDV-Mitgliedsbeiträge und überwacht den Eingang derselben

• führt regelmäßig Korrespondenz mit Mitgliedsverbänden über Beitragszahlungen

• errichtet und betreut ein Mahnwesen bezüglich ausstehender Mitgliedsbeiträge und führt darüber genaue, nachvollziehbare Aufzeichnungen

• bearbeitet Beitragsermäßigungsanträge und legt diese dem IDV-Vorstand zur begründeten Entscheidung vor

• erledigt alle sonstigen finanziellen Anliegen des IDV (Begleichung von anfallenden Reise- und Aufenthaltskosten bei Vorstandssitzungen, Vertreterinnen- und Vertreterversammlungen, IDTs; Begleichung von genehmigten Reise- und Aufenthaltskosten einzelner Vorstandsmitglieder zur Teilnahme an Veranstaltungen)

• ist verantwortlich für die Akquise von zusätzlichen Einnahmen zur Sicherung der Verbandsgeschäfte. Dies erfolgt durch die Erarbeitung eines Sponsorenkonzepts und Einwerbung von Sponsorengeldern

• stellt Anträge auf finanzielle Unterstützung des Verbandes an Instituten und Organisationen

• erledigt alle sonstigen finanziellen Anliegen der Verbände (finanzielle Unterstützung bei Regionaltagungen etc.)

• erstellt alle erforderlichen Unterlagen und Berichte für Vorstandssitzungen und Vertreterinnen- und Vertreterversammlungen

• ist für die Erstellung des jährlichen Kassenberichts für das abgeschlossene Haushaltsjahr verantwortlich und berichtet darüber dem gesamten Vorstand. Die Gutheißung ist im jeweiligen Protokoll vermerkt

• erstellt den jährlichen Haushaltsplan für das kommende Geschäftsjahr und legt diesen dem Vorstand zur Genehmigung vor

• ist verantwortlich für die Überprüfung der Kassenbücher und sämtlicher finanzieller Unterlagen durch zwei vom Vorstand bestätigte unabhängige Kassenprüfer/innen

• überweist nach Bedarf Gelder an Vorstandsmitglieder für die Ausübung ihrer Funktionen und überprüft die von diesen vorgelegten Abrechnungen

• ist zusammen mit dem Stipendiensekretariat der IDT verantwortlich für die Erarbeitung des Stipendienkonzepts für die jeweilige IDT

• erarbeitet Vorschläge für die Richtlinien,  die Höhe des Budgets, die Anzahl und Verteilung der IDV-Vertreterstipendien und legt diese dem IDV-Vorstand vor

• sorgt dafür, dass die entsprechenden finanziellen Mittel an einem Geldinstitut am Austragungsort der IDT vorhanden sind. Er/sie organisiert und führt die Auszahlung der Vertreterentschädigungen während der IDT durch

• legt dem IDV-Vorstand den Stipendienbericht vor

• pflegt regelmäßig Kontakte mit Mitgliedsverbänden und einzelnen Mitgliedern weltweit

• pflegt zur reibungslosen Abwicklung der Bankgeschäfte kontinuierliche Zusammenarbeit mit der Bank, bei der der IDV sein Konto hat

• führt das Konto online und elektronisch und arbeitet dabei mit Quicken oder ähnlichen Kontoführungsprogrammen

• sorgt für die ordentliche Archivierung aller wichtigen Finanzunterlagen, Rechnungen, Kontoauszüge usw.